Kiralama ve İdari İşler Şube Müdürlüğü, Gaziantep Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde; Başkanlığın personel ve özlük, maaş ve tahakkuk, sosyal güvenlik, izin ve puantaj, istihdam programları, taşınmaz kiralama, resmî yazışma ve elektronik belge yönetimi, kurumsal başvurular, web içerik yönetimi, kalite, iç kontrol ve idari koordinasyon süreçlerinin ilgili mevzuat ve Üniversite düzenlemeleri doğrultusunda etkin, düzenli ve zamanında yürütülmesini sağlayan birimdir.
Müdürlüğümüz; görev alanına giren iş ve işlemlerin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve sonuçlandırılmasının yanı sıra, ilgili birimler arasındaki koordinasyonun sağlanması, kayıt ve belgelerin düzenli şekilde tutulması ve kurumsal süreçlerin sürdürülebilirliğinin sağlanmasına yönelik faaliyetleri yürütmektedir.
Başkanlığımız bünyesinde görev yapan personelin göreve başlama ve görevden ayrılma, nakil, görevlendirme, kadro ve pozisyon, unvan, terfi, intibak, öğrenim durumu, hizmet birleştirmesi ile diğer özlük işlemleri Müdürlüğümüz tarafından takip edilmektedir. Personelin özlük dosyalarının oluşturulması, güncellenmesi ve muhafazası ile hizmet ve özlük bilgilerinin Hizmet Takip Programı (HİTAP), Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) ve ilgili diğer elektronik sistemlerde güncel tutulmasına yönelik gerekli işlemler gerçekleştirilmektedir.
Personelin aylık, ücret, fazla çalışma, sosyal yardım, tazminat, ikramiye ve diğer mali hakları ile yasal kesintilerine ilişkin maaş ve tahakkuk süreçleri ilgili mevzuat doğrultusunda yürütülmekte; aile ve çocuk yardımı, sendika üyeliği ve kesintileri, haciz, icra, nafaka ve benzeri mali işlemler takip edilmektedir. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) mevzuatı kapsamında işe giriş ve işten ayrılış bildirimleri, prim ve hizmet bilgileri ile görev alanına giren diğer sosyal güvenlik işlemlerinin yasal süreler içerisinde gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır.
Personelin yıllık izin, mazeret izni, hastalık raporu, ücretsiz izin ve diğer izin süreçleri ile devam-devamsızlık ve puantaj işlemleri düzenli olarak takip edilmekte; özlük ve mali hakları etkileyen değişikliklerin ilgili kayıt ve sistemlere zamanında yansıtılması sağlanmaktadır.
Başkanlığın görev ve sorumluluk alanında yürütülen İŞKUR programları ve diğer istihdam uygulamalarına ilişkin katılımcı işlemleri, devam-devamsızlık ve puantaj süreçleri, bildirimler, ödemeye esas bilgi ve belgeler ile kurumlar arası resmî yazışmalar ilgili programların usul ve esasları doğrultusunda yürütülmekte ve koordine edilmektedir.
Müdürlüğümüzün önemli faaliyet alanlarından birini de Üniversitenin mülkiyetinde veya tasarrufunda bulunan taşınmazlara ilişkin kiralama işlemleri oluşturmaktadır. Kiraya verilmesi uygun görülen taşınmazlara ilişkin hazırlık, ilan, ihale, onay, sözleşme, yer teslimi, yenileme ve sözleşmenin sona ermesine yönelik idari süreçler ilgili mevzuat ve yetkili makam kararları doğrultusunda takip edilmektedir. Üniversitenin ihtiyaçları doğrultusunda dışarıdan kiralanması gereken hizmet binası, büro, çalışma alanı ve diğer taşınmazlara ilişkin kiralama süreçlerinde de gerekli yazışma, onay ve sözleşme işlemleri yürütülmektedir.
Kiraya verilen taşınmazlara ilişkin kira bedelleri, kira artışları, tahakkuk ve tahsilat durumları ile sözleşmeden kaynaklanan diğer mali yükümlülükler takip edilmekte; sözleşme hükümleri ve ilgili mevzuat doğrultusunda gerekli güncelleme, bildirim ve yazışmalar gerçekleştirilmektedir. Kiralama süreçlerinde oluşturulan sözleşme, tutanak, ihale evrakı ve diğer belgelerin kurumsal arşiv düzenine uygun şekilde muhafazası sağlanmaktadır.
Müdürlüğün görev alanına giren kurum içi ve kurum dışı resmî yazışmalar ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden yürütülen belge süreçleri takip edilmekte; Başkanlık ile akademik ve idari birimler, kamu kurumları ve diğer kuruluşlar arasındaki bilgi ve belge akışının düzenli ve zamanında gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır. Süreli ve cevaplandırılması gereken yazılar takip edilerek gerekli cevapların hazırlanması, yetkili makamların onayına sunulması ve ilgili mercilere iletilmesi süreçleri koordine edilmektedir.
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) ile Üniversitenin ilgili başvuru ve geri bildirim sistemleri üzerinden Başkanlığımıza intikal eden başvuru, talep, öneri ve şikâyetlerin görev alanı kapsamında değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına yönelik süreçler takip edilmektedir. Başvuruların cevaplandırılmasına esas bilgi ve belgelerin ilgili birimlerden temin edilmesi ve cevapların yasal süreler içerisinde hazırlanması için gerekli koordinasyon sağlanmaktadır.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının kurumsal web sayfasının güncel tutulmasına yönelik çalışmalar da Müdürlüğümüz tarafından yürütülmekte ve koordine edilmektedir. Organizasyon yapısı, görev ve sorumluluklar, personel ve iletişim bilgileri, duyurular, mevzuat, formlar ve diğer kurumsal içeriklerin güncelliği takip edilmekte; yayımlanan içeriklerde kurumsal kimlik, kişisel verilerin korunması, bilgi güvenliği ve erişilebilirlik ilkeleri gözetilmektedir.
Başkanlığımızın kalite güvence sistemi, iç kontrol, süreç ve risk yönetimi, performans izleme ve kurumsal değerlendirme çalışmalarında Müdürlüğün görev alanına giren süreçler yürütülmekte; talep edilen bilgi, belge, veri, rapor ve kanıtların hazırlanması ve ilgili birimlere zamanında iletilmesi sağlanmaktadır. Görev tanımları, iş akış süreçleri, prosedürler, formlar ve diğer kurumsal dokümanların hazırlanması ve güncellenmesine yönelik çalışmalar ilgili birimlerle koordinasyon içerisinde gerçekleştirilmektedir.
Müdürlüğümüz ayrıca görev alanına ilişkin mevzuat ve uygulama değişikliklerini takip etmekte; faaliyetlere ilişkin istatistik, faaliyet raporu, bilgi notu ve değerlendirme raporlarının hazırlanmasını sağlamakta ve Daire Başkanlığının yönetim ve karar alma süreçlerine gerekli idari desteği sunmaktadır.
Kiralama ve İdari İşler Şube Müdürlüğü; tüm faaliyetlerinde mevzuata uygunluk, hizmette süreklilik, kişisel verilerin korunması, bilgi güvenliği, gizlilik, şeffaflık, hesap verebilirlik, kurumsal koordinasyon ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ilkelerini esas alarak, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının idari süreçlerinin düzenli, güvenilir ve etkin biçimde yürütülmesine katkı sağlamaktadır.